Ogni ufficio ha il suo angolo della stampante, e ogni angolo della stampante ha la sua piccola liturgia: il rumore, l’attesa, il foglio ancora tiepido, il «ma chi ha stampato questo?» detto ad alta voce a nessuno.
Stampare è un gesto che si fa senza pensare, come accendere la luce entrando in una stanza, ed è proprio per questo che quasi nessuno si ferma a chiedersi perché lo faccia. Se vuoi un esperimento che non costa niente, prova questo: per una settimana tieni un foglio accanto alla stampante e segna ogni volta che cosa hai stampato e perché.
Scommetto che tra le motivazioni la più frequente sarà «per sicurezza», seguita a ruota da «così lo leggo meglio» e da un certo numero di «non so, l’ho stampato».
Non sto sostenendo che la carta vada abolita, sarebbe una di quelle crociate che piacciono ai convegni e non servono a nessuno. La carta ha pregi veri, alcuni documenti pretendono una firma originale e ci sono lavori in cui un foglio sul tavolo è insostituibile.
Quello che penso è che in buona parte di ciò che esce da una stampante d’ufficio la carta non aggiunga niente, e anzi tolga: tempo, spazio e, soprattutto, la possibilità di ritrovare le cose.
Ci sono tre abitudini in particolare che si possono lasciare da lunedì mattina senza rimpianti.
La prima riguarda le email che si stampano «da conservare». Il messaggio con l’accordo sul prezzo, la conferma d’ordine, la risposta del cliente che «un giorno potrebbe servire»: si stampa, si infila in un faldone e ci si sente a posto.
È una sensazione ingannevole, perché il faldone non è un archivio, è un posto dove le cose si nascondono con molto ordine. Il giorno in cui serve davvero ritrovare quell’accordo si comincia a sfogliare e si scopre che i fogli sono tutti uguali, che sulla costola del raccoglitore non c’è scritto cosa contiene, e che la stampa ha perso per strada gli allegati e la cronologia dello scambio.
Lo stesso messaggio salvato in una cartella con un nome sensato, insieme ai suoi allegati, si ritrova scrivendo una parola nella casella di ricerca, in tre secondi. Ogni computer sa salvare qualsiasi cosa in PDF, ed è tutto ciò che serve. E se la ragione vera è la paura di perdere la prova, ricordiamoci che il messaggio originale resta nella posta con la sua data, il suo orario e il suo mittente: il foglio, rispetto a quello, è una copia, e nemmeno la migliore.
La seconda riguarda le bozze, cioè tutto ciò che si stampa per correggerlo a penna: il preventivo, il contratto, il testo per il sito. Il rito lo conosciamo tutti. Si stampa, si corregge sul foglio con la penna rossa, si riporta ogni correzione al computer, si stampa la nuova versione per vedere se va meglio, e verso la terza versione sulla scrivania ci sono quattro fogli diversi e nessuno è più sicuro di quale sia l’ultimo.
Il vantaggio della penna c’è, è vero, perché su carta si legge con più attenzione e ci si accorge di cose che sullo schermo scivolano via; ma quel vantaggio riguarda la lettura, non il ping-pong delle correzioni. I programmi che si usano ogni giorno hanno i commenti e le modifiche tracciate proprio per questo: chi rivede scrive sul file, chi riceve vede cosa è cambiato e lo accetta o lo scarta, e le versioni smettono di moltiplicarsi. Se leggi meglio su carta, stampa l’ultima versione una volta sola, per la lettura finale; quello che conviene smettere di fare è l’andirivieni.
La terza è la più sorprendente, perché riguarda i documenti che nascono già digitali e che qualcuno stampa ugualmente, quasi per dispetto. L’esempio più evidente è la fattura elettronica. L’originale, a tutti gli effetti, è il file che passa dal Sistema di Interscambio: la stampa è una copia, e tra aziende non c’è nemmeno l’obbligo di mandarne una di cortesia, che serve soltanto verso i consumatori privati e i clienti esteri.
Stampare una fattura arrivata già in formato digitale significa produrre la copia di un documento che hai già, con l’aggravante che il file va comunque conservato, stampa o non stampa.
L’ansia che c’è dietro, ho l’impressione, è quella del controllo, «e se vengono a chiedermela?», ma quello che si conserva e che si mostra è il file.
L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratuitamente un servizio per la conservazione, e se non sai come la tua azienda gestisce la cosa, chiedilo al commercialista. Lo stesso ragionamento vale per ordini, conferme, comunicazioni e tutto ciò che arriva per PEC o per email e resta tale: quello che nasce digitale vive meglio digitale.
Resta da dire cosa non va toccato. I contratti firmati a mano, i moduli che qualcuno ti chiede espressamente in cartaceo, i documenti per cui serve l’originale: continuano a stare sulla carta, e va benissimo così. Non sto parlando di quelli. Sto parlando dei fogli che nessuno ha chiesto e che escono dalla stampante perché «non si sa mai».
Il «non si sa mai», a pensarci, è il vero motore di tutta la faccenda. Il foglio stampato dà un’impressione di solidità che il file non ha, la stessa che hanno i soldi sotto il materasso rispetto a quelli in banca, e per smettere di stampare bisogna prima smettere di avere paura del conto.
Basta poco per cominciare.
Da lunedì, prima di premere il tasto, qualcuno nell’ufficio si faccia una sola domanda: se lo stampo, chi lo guarderà e quando? Se la risposta è «nessuno», il documento resta nel computer, in una cartella con un nome che si capisce.
E il foglio accanto alla stampante, a fine settimana, ti racconterà più cose di quante ti aspetti.
