Come risparmiare 15 ore a settimana in ufficio

Sebbene per molti l’intelligenza artificiale sia solo una novità del momento, o pegio ancora una minaccia, la realtà è che questa tecnologia permette già oggi di integrarsi pienamente in qualsiasi flusso di lavoro di un qualsiasi ufficio, indipendentemente dal numero di addetti o dalla grandezza dell’azienda ospitante.

L’uso dell’Ai nelle pratiche interne, ad eempio quelle degli uffici, permette un incremento eccezionale nelle prestazioni e le performance, oltre ad un risparmio notevole in termini di ore lavoro recuperabili che possono poi quindi essere applicate in azione decisamente più produttive ed efficaci.

Vediamo di seguito alcuni esempi che possono essere applicati con successo e con relativa semplicità all’interno di un qualsiasi flusso aziendale

1. Estrazione automatica di dati dai documenti

L’intelligenza artificiale può identificare ed estrarre elementi chiave da documenti o testi, classificare le informazioni e collegarle ad altri sistemi per l’analisi o l’elaborazione.

Questo riduce il lavoro manuale di inserimento dati, aumentando la precisione e liberando i dipendenti da compiti ripetitivi.

2. Riassunti automatici dei contenuti

Un’altra funzione utile dell’IA è la capacità di riassumere documenti o contenuti testuali.

Questa funzione è particolarmente efficace per risparmiare tempo e migliorare la comprensione, in quanto l’IA può generare sintesi dettagliate evidenziando azioni, fatti chiave e informazioni rilevanti.

3. Classificazione automatica delle e-mail

La gestione della corrispondenza può diventare più semplice grazie all’intelligenza artificiale, che utilizza il machine learning per classificare automaticamente le e-mail in base alla tipologia: da quelle del servizio clienti alle richieste di vendita.

Automatizzare questo processo consente alle aziende di gestire grandi volumi di e-mail, migliorando l’efficienza operativa e la soddisfazione dei clienti.

4. Risposte e-mail generate automaticamente

Oltre a classificare le e-mail, l’IA può generare automaticamente una prima bozza di risposta. Questo avviene inserendo l’e-mail originale in un modello AI, che genera una risposta in base a requisiti predefiniti come tono, lunghezza e lingua.

Questo processo consente ai dipendenti di concentrarsi su compiti più impegnativi, riducendo il tempo speso in attività ripetitive.

5. Scaricare e classificare automaticamente gli allegati

Quando un’azienda riceve documenti via e-mail, posta o caricamento online, l’intelligenza artificiale può automatizzare il processo di scaricamento e classificazione degli allegati.

Il sistema apprende come classificare i diversi tipi di documenti e applica questa conoscenza a quelli nuovi, consentendo ai dipendenti di concentrarsi solo sulle eccezioni e ottimizzando il flusso di lavoro.

Questi sono alcuni esempi, che possono essere espansi sia in modalità orizzontale che verticale, ma hanno tutti lo stesso vantaggio: fanno risparmiare tempo, aumentano la produttività e migliorano l’ambiente produttivo interno dell’azienda, perché queste tecnologie tolgono il lavoro noioso e ripetitivo che è quello che crea disaffezione dell’impiegati al proprio lavoro rendendolo una cosa meccanica e non partecipante.

Se vuoi saperne di più su queste tecnologie contattami per un appuntamento senza impegno e sarò felice di poter di poterti introdurre di poterti dare delle idee su come inserire queste tecnologie all’interno della tua attività

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