ufficio stampa e comunicato stampa: facciamo chiarezza

Ufficio stampa fai-da-te? ajajajajajajaj!!!!

Come non ricordarsi della pubblicità della Alpitour di qualche anno fa in cui i malcapitati turisti venivano derisi dall’indigeno di turno?

Ho preso a prestito questa “immagine” perché è perfettamente adeguata per descrivere un problema incredibilmente diffuso quanto sottovalutato: Sto parlando del fai-da-te nella comunicazione aziendale.

Spesso mi sono trovo davanti a situazioni al limite del comico, dove specifiche competenze in campo comunicativo sono assegnate alla segretaria o l’impiegato di turno, che magari, fino al giorno prima, faceva unicamente i conteggi per le dichiarazioni dei redditi.

Quando si parla di comunicazione, molte aziende pensano davvero di poter fare tutto da sole, basta individuare all’interno dell’azienda una persona che “ci capisce di computer” per investirlo ufficialmente dell’incarico di social media manager o responsabile del blog.

È come se io, per il fatto che mi lavo i denti tutti i giorni e uso il filo interdentale, da domani mi mettessi a fare il dentista!

E non è una semplice battuta, ma una foto di quanto accade in molte aziende italiane, con i risultati che si possono facilmente immaginare.

È bene quindi essere chiari: come in qualsiasi lavoro, anche qui NON ci sono scorciatoie!

Prima di iniziare a “comunicare” sarà necessario fare un bel check del reale status della vostra stiuazione aziendale,

Potete farlo rispondendo a domande come queste:

• Chi ha redatto il vostro Piano Editoriale?

Se hai risposto “il titolare dell’azienda” oppure “cosa è il piano editoriale?”… abbiamo un problema.

• Chi decide la vostra Comunicazione Aziendale? 

Per caso stessa risposta?

• Comunicate o fate solo pubblicità? 

Analizza la tua attuale comunicazione, sapendo che il 70% della stessa non deve contenere offerte o pubblicità. E no, l’articolo su quotidiano locale fatto dall’amico giornalista non ha grande valore.

• Quanti articoli avete pubblicato nell’ultimo mese? (sito web, social networks)

Eh lo so, non c’è mai tempo per scrivere, c’è da lavorare….Ma poi il sito a che serve? e I Social? Esistiamo da 40 anni a che ci servono!

• Chi scrive i vostri testi ( cs, sito, social)

Provo a indovinare: la segretaria?(è brava con il computer….)

• Avete creato dei Comunicati Stampa?

Sento in sottofondo: “cos’è un comunicato stampa?”

• Se sì, avete fatto il recall alle redazioni?

Re…cosa?!

• Chi controlla le statistiche?

Questa la so: la segretaria!!!

Ovviamente ho scherzato..anzi no, ho proprio detto cose vere, verificate di persona, e comuni a tantissime aziende Italiane.

E sia chiaro che la lista delle domande potrebbe continuare per alcune pagine, ma il senso generale è questo.

Fare comunicazione nel modo corretto non è facile, è un mondo complesso, occorrono professionalità certe e con esperienza.

Oggi la comunicazione multicanale obbliga inoltre a variare i messaggi in base al canale di destinazione:

• Social networks
• Blog aziendali
• Internet
• Comunicati Stampa
• Tv e Radio

etc..

Nonostante l’importanza strategica di questo aspetto, ancora molte aziende preparano frettolosamente una notizia che pubblicano poi esattamente come su tutti i canali a loro disposizione:  grave errore che, nel migliore dei casi, non produrrà alcun effetto, ma potrebbe generare un impatto negativo o un danno di immagine.

Poi si passa al “non” fare comunicazione, dimenticando che la comunicazione aziendale NON è un optional!

Comunicare è quantomai necessario indipendentemente da settore, dimensione e fatturato dell’azienda, così come non importa cosa avete fatto fino ad oggi:

Se non comunichi non esisti!

E se già lo fate?

Dovete continuare!

Vi siete mai chiesti perché Brand come Nike e Cocacola continuano a investire somme sempre più ingenti in comunicazione e pubblicità?

Ma attenzione: pubblicità e comunicazione sono cose (molto) diverse

La pubblicità è utile per creare utenze potenziali, ma la comunicazione rappresenta la vera chiave per creare il rapporto di fiducia con gli utenti, primo passo per provare a trasformarli in clienti.

Chi smette di fare pubblicità per risparmiare soldi è come se fermasse l’orologio per risparmiare il tempo.Henry Ford

La lungimiranza di Ford è nota, e l’affermazione resta ancora oggi assolutamente valida, ma quasi un secolo dopo il mondo è cambiato, radicalmente, e con esso la comunicazione: I clienti di Ford non avevo la televisione, il telefono, il computer, e tantomeno internet…

Ma è necessario comunicare correttamente anche per risparmiare denaro!

Proprio così, perché la comunicazione, se fatta correttamente, è qualcosa che rimane valida nel tempo e “costruisce” il miglioramento di qualsiasi business, mentre la pubblicità cessa il suo effetto appena smettete di spendere soldi e investire.

Tutte le aziende dovrebbero avere un proprio ufficio stampa.

Le grandi aziende non possono fare a meno di un ufficio stampa perché devono costantemente comunicare per mille diversi motivi, dal Branding alle News di Prodotto.

Le piccole e medie aziende, invece, spesso non curano questo aspetto perché ritengono di non averne bisogno, e questo è un enorme errore!!

Avere un adeguato ufficio stampa offre un vantaggio competitivo sulla concorrenza, risultando maggiormente credibili, trasparenti e strutturati, indipendentemente dai numeri afferenti l’azienda.

Prendiamo un esempio conosciuto da tutti: la differenza di comunicazione brand tra Microsoft e Apple.

Microsoft ha una penetrazione di mercato, in termini percentuali, che si aggira attorno a +800% rispetto ad Apple, eppure in termini di comunicazione e appeal non c’è partita, Apple “comunica” in modo vincente rispetto a Microsoft, al punto che l’uscita di un prodotto raduna folle adoranti come al concerto di una pop star!

l’apertura del nuovo store Apple sulla Fifth Avenue a New York[/caption]

È la conferma del concetto espresso precedentemente, ovvero di quanto una comunicazione azzeccata e ben studiata possa produrre effetti mediatici eccezionali, che nulla hanno a che vedere con la grandezza dell’azienda stessa o della sua penetrazione sul mercato.

In altre parole, parliamo di regole che valgono per qualsiasi tipologia e grandezza di azienda.

Come dici?

Tu non sei Apple e produci scarpe da lavoro nella tua piccola azienda nella Provincia di Belluno?

Non cambia un virgola da quanto detto precedentemente!

• Quando hai fatto sapere come lavorate in azienda?
• Quando hai reso noto (e non solo sul tuo sito) che lavorate solo con materiali XY?
• Quanti potenziali clienti non sanno chi siete e cosa fate?
• Quante testate giornalistiche potrebbero scrivere su di voi?
• Quali riferimenti esistono a livello giornalistico? (ovvero dove ALTRi parlano di voi, perché a scrivere sul proprio sito “siamo i migliori” sono bravi tutti)
• Quali sono i punti di forza che avete…e dove sono stati resi noti?

eccetera…eccetera….

In breve: se non comunichi non esisti!

Ma la comunicazine non si basa sulla improvvisazione, occorre professionalità ed esperienza, e per questo creare un proprio ufficio stampa richiede investimenti importanti, che molte piccole e medie aziende non possno permettersi.

La soluzione?

Affidarsi ad un ufficio stampa esterno.

Usare un Ufficio stampa esterno vi permette di avere tutto quello di cui avete bisogno ma ad una frazione del costo e, soprattutto, senza dover modificare alcunché all’interno della vostra struttura aziendale.

Avrete a disposizione una vera redazione che produce, distribuisce e controlla tutto quello che viene fatto in relazione al piano editoriale, ma senza doverne sopportare i costi fissi, assumere personale etc..

Ma c’è un problema (già, un altro…)

Sul web sono presenti dozzine di siti che offrono servizi di Ufficio Stampa e soprattuto di invio di Comunicati stampa.

Questi siti promettono grandi risultati a fronte di prezzi davvero economici, dove tutto viene fatto in pochi minuti semplicemente inviando una email!

WOW! Grandioso…quindi per quale motivo una azienda dovrebbe mai rivolgersi ad una vera Redazione giornalistica?

Semplice: in pratica questi servizi prendoon un comunicato e lo inviano a una mailing-list di media e giornalisti. Punto.

Quindi non stiamo parlando di un servizio di ufficio stampa, ma semplicemente di un servizio di email marketing!

Tutto qui, niente di più, niente di meno.

Sia chiaro, è comunque una modalità di comunicazione, e magari può anche portare qualche risultato, ma di sicuro NON parliamo di ufficio stampa e si sicuro NON è qualcosa che aggiunge valore al brand aziendale: fare spam via email non ha mai fatto migliorare il business di nessuno.

Inutile dire che questo approccio ha ben poco a che vedere con il lavoro svolto da un vero ufficio stampa, che analizza con attenzione il messaggio da diffondere, conosce bene la realtà aziendale di riferimento, le relative necessità comunicative ed infine ha al suo interno personale realmente specializzato in materia di giornalismo e comunicazione.

Infine, un vero ufficio stampa si preoccupa di diffondere la notizia solo ed esclusivamente a quei centri media o contatti diretti che abbiano una qualche correlazione o interesse alla notizia inviata.

Quanto sopra è assolutamente importante perché se produci scarpe e invii la tua notizia a giornalisti che si occupano di cucina… È evidente che i risultati saranno molto scarsi a fronte di un disturbo arrecato a quel giornalista che molto probabilmente ci inserirà in una lista nera bloccando il nostro contatto.

Stesso discorso per una localizzazione regionale o nazionale, Se ci occupiamo di manifestazioni in ambito provinciale non ha molto senso inviare il comunicato su altre province o peggio ancora in tutta Italia.

Chiaramente queste sono indicazioni di massima e possono non aderire perfettamente a delle specifiche esigenze, ma, come ho già detto, il concetto di ufficio stampa è qualcosa che va analizzato nel suo complesso e non nella semplice azione di inviare una comunicazione.

Quali servizi utilizzare?

Deve essere chiaro che come esistono uffici stampa “fasulli” e servizi di “e-mail marketing alias comunicati stampa“, è evidente che ci sono tante strutture di comunicazione che sanno sicuramente fare il loro lavoro.

Si tratta soltanto di fare una scelta ragionata e ben meditata, partendo da una semplice ricerca su Google, dopodiché avviare una interlocuzione conoscitiva con lo staff di quell’ufficio stampa per capire da chi è composto, le competenze che ci sono dietro, i risultati raggiunti eccetera eccetera

Ovvio che il budget da destinare a questa sezione operativa della vostra azienda dovrà coincidere con le tariffe offerte da quello studio di comunicazione.

Un’ultima accortezza è quella di cercare di capire se c’è una vera e profonda intesa nel modo di ragionare, di esprimersi e di comunicare concetti.

Già, perché un buon ufficio stampa non deve e non può falsare la realtà dei fatti, tantomeno rappresentare qualcosa di artificioso, ma deve far fluire le informazioni al più ampio numero di persone interessati a conoscerle.

Un ufficio stampa estremamente professionale che lavora per la Nike non è detto che sia la scelta giusta per l’azienda che produce scarpe artigianali con produzione limitata, così come esattamente valido il discorso contrario.

Come vedi non ci sono delle linee guida precise, ma soltanto delle indicazioni, perché, mai come nel caso della comunicazione, è necessario che ci sia una affinità elettiva innanzitutto dal punto di vista dei concetti da esprimere, altrimenti il risultato sarà quasi sicuramente in soddisfacente per entrambi.

Di sicuro oggi ogni azienda dovrebbe investire in mezzi, strumenti, strategie e soprattutto persone da dedicare a questo fondamentale valore che è la comunicazione che, sempre di più, rappresenta il primo valore aggiunto di ogni missione aziendale.